Создание документа: публикации и отчёты

Сейчас используются пять версий этой программы: v Word 6.0 v Word 7.0 (он же Word 95) v Word 8.0 ( он же Word 97) v Word 2000 (9.0) v Word XP (10) Эти версии во многом схожи, просто владельцы самых старых компьютеров и Windows 3.х пользуются шестым, обладатели Windows 95 – шестым и седьмым Word ’ом, а счастливые хозяева мощных и быстрых компьютеров с последними версиями Windows – восьмой-десятой версиями текст-процессора.

Сегодня уже невозможно говорить о каких-то альтернативах Word ’у. По крайней мере, в России и обозримом прилегающем пространстве этот текстовый редактор стал единым и всеобщем стандартом, конкурентов не осталось. Разве что с самим собой Word ещё конкурирует: обладателя Word 7 приходится долго и тщательно уговаривать, чтобы он захотел потратиться на Word XP . Так что же даёт эта программа? Удобство набора, редактирования и оформления текста; большое количество значков-кнопок для ускоренного выполнения команд; развитую систему готовых или ранее созданных стилей оформления; замечательную возможность автозамены при наборе; довольно удобную работу с многоколонным расположением текста; достаточно умелую систему для работы с таблицами; возможность украшать текст разнообразными рамками и линиями, как горизонтальными, так и вертикальными; обтекание текстом любых вставленных в документ объектов (картинок, таблиц, других текстов); широкие возможности создания бланков Глава I. Стили Документ – это стиль. Стиль – это человек.

Человек – это звучит гордо. [1] Абзац – элементарный элемент оформления любого документа.

Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню «Формат/Абзац» имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно – неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путём использования понятия стиль. Стиль оформления – это именованная совокупность настоек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей: · стили абзаца, · стили знаков, · стили списков, · стили таблиц. С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.

Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приёмы форматирования.

Например, внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей.

Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после её установки. Их используют путём выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование. Все работы по созданию новых стилей и изменению существующих выполняют с помощью Области задач в режиме «Стили и форматирование». Если Область задач закрыта или находится в ином режиме, надо дать команду «Формат/Стили и форматирование». 1.1. Н астройка стиля [2] Настройку стиля выполняют в диалоговом окне «Стиль». Настраиваемый стиль выбирают в списке стили. Для Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 1 При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек. 1.2. С оздание стиля Для создания нового стиля надо щёлкнуть на кнопке «Создать стиль» в Области задач.

Откроется диалоговое окно «Создание стиля». В данном окне следует: ввести название нового стиля в поле «Имя» выбрать тип стиля выбрать стиль, на котором основан стиль указать стиль следующего абзаца настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна настроить дополнительные элементы стиля с помощью кнопки «Формат» Важной чертой любой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе. Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter . Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях. глава II . Шаблоны Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это шаблоны, причём некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 2 По своей сути, шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения.

Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остаётся в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования. Виды шаблонов: 1. Письма и факсы 2. Публикации а) диссертация; б) брошюра; в) руководство; г) справочник. 3. Слияние 4. Юридические 5. Общие 6. Веб-страницы 7. 8. Записки 9. Отчёты а) изысканный; б) современный; в) стандартный. 2.1.Создание шаблона документа [3] Выполните одно из следующих действий: · Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду «Открыть» в меню «Файл», а затем откройте нужный документ. · · В меню «Файл» выберите команду «Сохранить как». · Выберите значение «Шаблон документа» в поле «Тип файла». При сохранении файла, который был создан как шаблон, этот тип файла выбирается автоматически. · По умолчанию в поле «Папка» открывается папка «Шаблоны». В диалоговом окне «Создание документа» этой папке соответствует вкладка «Общие». Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, откройте одну из папок, вложенных в папку «Шаблоны». · Введите имя для нового шаблона в поле «Имя файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить». · Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно. · Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. · Нажмите кнопку «Сохранить», а затем выберите команду «Закрыть» в меню «Файл». Примечания Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Normal.dot . 2.2. Отчёты И зысканный отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт Как использовать этот шаблон отчёта Измените текст заголовка на обложке отчета. Для оформления отчета используйте такие стили, как заголовки 1-5, основной текст, цитаты, маркированные и нумерованные списки, выбирая их из списка на панели форматирования. Этот шаблон отчета содержит стили для оформления оглавления и предметного указателя.

Выберите команду «Оглавление и указатели» в меню «Вставка», а затем нужную вкладку. Не забудьте выбрать формат «Из шаблона». Как создать собственный отчёт, используя этот шаблон Для создания собственного шаблона выберите команду «Создать» в меню «Файл», а затем данный шаблон.

Обязательно выберите тип документа «Шаблон» в нижнем правом углу диалогового окна. Затем внесите необходимые изменения и сохраните шаблон под другим именем.

Введите название и адрес своей организации, заменив соответствующий текст в верхней части страницы обложки.

Выберите команду «Сохранить как» в меню «Файл». В списке «Тип документа» выберите «Шаблон документа» (расширение имени файла должно измениться с .doc на .dot). Сохраните файл под другим именем, чтобы сохранить оригинал, или используйте то же имя, чтобы заменить текущую версию. Как создать документ Чтобы создать отчет с помощью только что сохраненного шаблона, выберите команду «Создать» в меню «Файл» и откройте этот шаблон как документ.

Сведения о вашей организации будут добавлены автоматически. Затем введите свой отчет, используя нужные стили. Как создать нумерованный или маркированный список Для создания маркированного списка, подобного этому, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Маркированный список» из списка стилей на панели форматирования. Для создания нумерованного списка, подобного тому, что расположен выше, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Нумерованный список» из списка стилей на панели форматирования.

Нумерация абзацев произойдет автоматически. Стиль «Цитаты» может использоваться для цитат, примечаний или советов. Для применения этого стиля выделите абзац, а затем выберите стиль «Цитаты» из списка стилей на панели форматирования.

Дополнительные сведения Существует три способа просмотра имен стилей: В обычном режиме выберите команду «Параметры» в меню «Сервис», а затем вкладку «Вид». Введите какое-либо число (например, 1) в поле «Ширина полосы стилей» и нажмите кнопку «ОК». Рядом с каждым абзацем появится имя соответствующего стиля. В режиме разметки щелкните любой абзац, и имя соответствующего ему стиля появится в списке стилей на панели форматирования.

Выберите команду «Библиотека стилей» в меню «Формат». В группе «Просмотреть» выберите параметр «Образцы стилей». Как создать таблицу Чтобы создать таблицу, выберете команду «Добавить таблицу» в меню «Таблица». Чтобы она выглядела как приведенная ниже таблица, выберите команду «Автоформат» в меню «Таблица», а затем изысканный формат. Чтобы изменить существующую таблицу , установите курсор в любую ячейку таблицы, а затем выберите нужную команду в меню «Таблица». 2.3. Публикации Брошюра, руководство, диссертация, справочник Подготовка текста для брошюры или журнала Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде полосы, ширина которой равняется ширине страницы.

Создание связанных надписей Например, при создании брошюры или журнала необходимо создать цепочку связанных надписей, начинающуюся со страницы 1, с продолжением на странице 4. Чтобы создать такую цепочку, нужно разместить текст в надписях и затем создать связи надписей, чтобы текст перетекал из одной надписи в другую в заданном порядке. При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей надписи.

Несколько записей можно связать в цепочку.

Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. При этом связанные надписи должны находиться в одном документе. Связи не обязательно должны быть расставлены в прямом направлении. См. инструкции по созданию связанных надписей.

Вместо прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров можно использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры. После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить форму контейнера для цепочки.

Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах Используя связанные надписи, можно заставить текст колонки 1 переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст, расположенный рядом с первым в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на следующей странице параллельно колонке 1. Этот способ полезен, если имеются два сходных текста, например, текст на английском языке можно расположить слева, а на немецком — справа. Этот метод даёт результат, отличный от результата, получаемого при использовании команды «Колонки» в меню «Формат», когда текст переходит из колонки 1 в колонку 2 на текущей странице. Для создания параллельных колонок можно также использовать таблицы, но связанные надписи обеспечивают лучшее управление перетеканием текста. 2.4. Статистика Список литературы 1. Самоучитель работы на компьютере.

Начинаем с Windows /А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил. 2. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Н,В, Макаровой.- 3-е зд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2003.- 256 с.: ил. 3. Информатика.

Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В. Симонович.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.: ил. [1] Самоучитель работы на компьютере.